オーナー通信

2007年8月オーナー通信
8月16日発行
管理を委託いただいているオーナー様へ発行しているオーナー通信のバックナンバーです。 法令等については当時の情報となっています。

ユニオン・メディエイト 賃貸事業部からのお知らせ

拝 啓
晩夏の候、ますますご健勝のこととお慶び申し上げます。
平素は格別のご高配を賜り、厚く御礼申し上げます。

さて、当社では毎月、定期報告書に添えて本紙をお送りし、賃貸管理にまつわるさまざまなニュースをお伝えしたり、新たな提案をさせていただいたりしております。
今月は家賃未収が発生した場合の、当社の督促方法をご紹介させていただきます。
お忙しい中恐縮ですが、ご高覧いただければ幸いです。

 

未収賃料の督促方法

賃借人からの家賃が約束の日に入金されなかった場合の当社の督促(回収)方法をご紹介させていただきます。

 

 

第一段階:電話でのご連絡

アプラスの自動引落しサービスを利用いただいている契約者は、毎月27日に指定の銀行口座から翌月分が引き落とされます。引落しの結果は4営業日後に当社に報告してまいりますので、このとき引落しがかからなかった方(=未収者)が判明します。

また、家賃を銀行振込みされる契約者は、支払期限の翌日に当社で入金確認を行いますので、この時点で未収があれば判明します。

いずれの場合においても、未収が判明したら直ちに管理課の物件担当者が「未収リスト」を作成し、通常は支払期限の翌日までに督促担当者に「未収リスト」を提出しています。

督促業務は住居物件については業務課と管理課の物件担当が協同で担当し、オフィス・店舗物件については現在は久保田が担当しています。

督促担当者は、「未収リスト」を受け取ったら、その日のうちに1回目の督促を電話で行います。

1回目は、「引落し口座の残高が不足していた」「振込日が土日にあたってしまったため、振り込めなかった」等の単純なミスによる場合が多いので、私たちもそれほど強い口調で督促はいたしません。入金が確認できなかった旨をお伝えし、翌日(遅くとも翌々日)までにお振込みくださるようお願いいたします。

1回目にお電話をしたとき、留守番電話になっていたときの伝言の残し方は、少し工夫をしています。

当社ではこのときお家賃の件で確認させていただきたいことがありますので、明日必ず当方へお電話くださいますようお願いします」と吹き込むようにしています。ただ振り込めばいい、というわけではなく、未収者と直接話をし、ケアレスミスであれば次回からは注意していただきたい旨を伝え、常習者の場合は少し強めに注意します。言葉は悪いかもしれませんが、きちんと未収者を「教育」することで、今後の未収を防ごうという考えから、そのような伝言をしています。

 

 

第二段階:督促状及び連帯保証人への連絡

第一段階の督促で翌々日までに入金がなく、当方への電話連絡もなかった場合は、もう一度電話連絡を行います。

このとき相手が不在で留守番電話になってしまったときは、「明日こちらに電話をください。電話をいただけないときは連帯保証人様にご連絡させていただきます」と伝言を残し、翌日までに電話がなく、入金もなければ本当に連帯保証人に連絡します。その際は「家賃が未払いとなってしまっていますが、契約者様と連絡がとれないので、連帯保証人様から連絡をとっていただけないでしょうか」とお願い調で話し、連帯保証人に督促はしません。また同時に契約者に督促状を送っています。

 

 

第三段階:督促状況確認

督促担当者は、毎月8日までに「未収リスト」に督促状況を記入し、久保田まで個別に報告しています。久保田は一人一人について督促の方法を指示し、その後、5日おきぐらいに回収状況を報告させています。
この時点での督促方法としては、未収者宅訪問(不在の場合は「当社に連絡をください」という内容の貼紙をして帰ります)、勤務先への電話(ただし家賃未収をしていることは、会社の方にはわからないよう配慮しています)、連帯保証人への代理弁済のお願い、当社に来社させたうえ返済方法協議など、相手によって最も効果のある方法を選択しています。

また、未収者が保証人代行会社を利用している場合は、この時点で代行会社に報告をし、立替払いをお願いしています(ただし、全国保証を利用している方の場合は、未収期間が2ヶ月になるまでは当社で督促する契約になっていますので、この時点では報告いたしません)。

 

 

第四段階:顧問弁護士と協同しての督促(場合によっては明渡し訴訟等法的手続き)

家賃が2~3ヶ月たまってしまったら、当社から内容証明郵便を送ります。内容証明郵便の内容は、未収者の質によりますが、場合によっては「いついつまでに支払いがなければ契約解除する」という趣旨のものを送ることもあります(内容については、オーナー様と相談して取り決めます)。

それでも支払いがなければ、法的な手続きを行わなければいけませんので、オーナー様と当社顧問弁護士と当社の3者で協議し、最適の方法を選択していただいております。

当社ではおおよそ以上の方法で督促しております。当社の場合、最後の法的手続きまでいくケースは年に1人いるかいないかの確率です(途中から管理を委託された場合は、当社の審査を経ていないので、法的手続きまでいくケースが多少増えますが、それをあわせても年2~3人程度です)。

当社は家賃の回収にかなりの自信を持っておりますので、もし家賃未収でお悩みの物件をお持ちでいらっしゃいましたら、お気軽に当社にご相談ください。


 

今回は以上とさせていただきます。
毎日暑い日が続いておりますので、どうぞご自愛くださいますよう、お願いいたします。

敬 具

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