オーナー通信

2008年3月オーナー通信
3月17日発行
管理を委託いただいているオーナー様へ発行しているオーナー通信のバックナンバーです。 法令等については当時の情報となっています。

ユニオン・メディエイト 賃貸事業部からのお知らせ

日一日と春めいてまいります今日この頃、いかがお過ごしでしょうか?
賃貸住居物件は繁忙期真っ盛り。電話に花粉症のくしゃみに、とてもにぎやかな(?)毎日が続いております。
さて、当社では「賃貸管理にまつわるホットなニュースをお伝えすること」「新しい商品やアイディアをご提案すること」を目的に、毎月、定期報告書に添えて本紙をお送りさせていただいております。
今回は、昨年から「テナント・リテンション」(※注:入居者の保持。居住環境の満足度を高め、退去を未然に防ぐこと)対策の一環として行ってきた「更新契約時アンケート」のことについて、お伝えいたします。
お忙しい中とは存じますが、ご高覧いただければ幸いです。


 

更新契約時アンケート

当社では昨年から更新時期を迎えた住居物件入居者を対象に、「更新契約時アンケート」を実施しています。

これは更新書類を送る際、アンケートをお送りし、それに回答してくださった上、契約更新される方には、コンビ二等で現金代わりに使える「クオカード」1,000円分を差し上げるというサービスです。

 

アンケート内容

アンケートでは、以下の項目をお尋ねしています。
質問の狙いとあわせて、ご紹介させていただきます。

〔アンケート項目と質問の狙い〕
①エントランスや廊下、ゴミ集積場など、建物共用部分の清掃状況はいかがでしょうか?該当するものに○をつけてください。

  • 非常にきれいである
  • なかなかきれいである
  • 普通
  • やや汚い
  • 非常に汚い

 

②上記①で「やや汚い」「非常に汚い」と答えられた方にお伺いします。どの部分が汚いとお感じになられておりますか?

<①②の質問の狙い>
当社の賃貸管理物件のほとんどは、グループ会社であるユニオン・シティサービスが行っておりますが、入居者の目線で見た清掃レベルを確認し、辛口の回答があれば直ちにシティサービスに伝え、改善を求めています。
エントランス、廊下、階段、メールボックス等の清潔さが、テナント・リテンションや新規募集に欠かせないという考えで、入居者の声に耳を傾けています。

 

③お部屋内で壊れたり、不具合が生じたりしている箇所がありましたら教えてください。

 

④近隣の騒音等でお困りのことはないでしょうか?差し支えない範囲で教えてください。

<③④の質問の狙い>
この質問に対する回答を見て時々驚かされるのですが、入居者の中には例えば何年もエアコンが故障のため使えなくても我慢しておられる方などがけっこうおられます。遠慮をされていたり、わざわざ電話をかけるのが面倒だったり、など理由はさまざまですが、修繕の要望を出さないまま、不自由に対する不満が募り、退去されるケースが少なくないのです。近隣に対する不満も同様です。
更新契約書類に署名押印するついでにアンケートに故障情報を伝えられる、という気軽さがよいようです。

 

⑤近所のスーパー,コンビニ、飲食店等でお気に入りのお店がありましたら、教えてください。気に入っている理由もあわせて教えていただけるとありがたいです。

<⑤の質問の狙い>
新規募集のための営業活動を行う際、役立てています。

 

当社独自の取り組み

さて、こうしたアンケート自体は、とっている賃貸管理会社も少なくないのですが、当社はこのアンケートをさらに有効活用している点で、他社と多少なりとも異なります。

〔当社独自の取り組み内容〕
(1)アンケート回答内容に対する100%対応

当社では、アンケートを通していただいたご回答に対し100%対応しています。
先日、当社も加盟している日本賃貸住宅管理協会(以下「日管協」といいます。)の実務者懇談会で知ったことなのですが、同種のアンケートをとっている会社のほとんどは、アンケート結果を分析し、自社の管理レベル向上に役立てようとしていますが、回答に直に応えることはしていないとのことでした。

理由は「業務が煩雑になりすぎるため」というのが大勢ですが、「回答したのに何の反応もないのでは、答えた人が怒らないか?」という参加者の質問には言葉が詰まっておられました。

当社は、極力日を置かず、こちらから改めて電話をし、詳しい状況をお聞きし、必要に応じて修繕等の対応をしっかりさせていただいております。

なぜなら、当社は「テナント・リテンション」のために行っているからです。
「ずっと使えなくて我慢していたエアコンが直って嬉しい」などという喜びの声を聞くと、修繕担当者も非常に励みになります。

また、「洗面台の下から、ポタポタと水が落ちつづけている」などという、大きな事故につながりかねない情報も入手することができ、大変役立っています。

 

(2)アンケートに回答いただいた更新者にはクオカード1,000円分贈呈

当社では、アンケートに回答いただき、かつ契約更新してくださった方には、もれなく1,000円分のクオカードを贈呈しています。
これは、更新しようかどうか迷っている方を更新に導く小さな手立てとなれば、との気持ちから行っているものです。
ちなみにクオカード代は当社で負担させていただいております。

この種の取り組みが如実に成果を上げているかというと、よくわからない部分もありますが、少なくとも入居者の方々には、当社が(ひいてはオーナーが)「貴方に長く住んでいていいただきたいと思っています」というメッセージを伝える役割ぐらいは果たしていると思います。こうした小さな取り組みをひとつひとつ丁寧にこなしていき、より良い管理会社に成長していきたいと考えています。

 


今回は以上とさせていただきます。
三寒四温、暖かな日が続いたあとの寒い日は風邪をひいてしまいやすい季節でもありますので、くれぐれもご自愛くださいますよう。
今後ともどうぞよろしくお願い申し上げます。

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